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Beschwerdebrief: Tipps, Beispiele & Musterbriefe (Gratis)

von Reklamieren24

Beschädigte oder zu spät gelieferte Ware? Unzufrieden mit dem Kundendienst? Unfreundliche Bedienung? Manchmal gibt es Situationen, in denen man einfach Luft ablassen möchte. Doch ist ein Beschwerdebrief immer sinnvoll und wie beschwere ich mich richtig?

In den folgenden Abschnitten erklären wir dir, was genau ein Beschwerdebrief ist.

Wann ist ein Beschwerdebrief sinnvoll zu gebrauchen? Wie schreibt man ein freundlichen, aber wirkungsvollen Beschwerdebrief?

All dies wirst werden dir mit vielen Tipps und Beispielen erklären.

Auch die Schritt-für-Schritt Anleitung wird dir dabei helfen.

Beschwerdebrief — Was willst du erreichen?

Nimm dir Zeit und überlege genau, was du mit dem Beschwerdebrief erreichen willst.

  • Geht es dir um eine Entschädigung?
  • Möchtest du auf Missstände, Ärgernisse oder Mängel hinweisen?
  • Möchtest du die Zusammenarbeit verbessern?

Willst du dich „nur“ beschweren oder reklamieren?

  • Eine Beschwerde weist auf Missstände oder Ärgernisse hin, dabei geht es nicht um rechtliche (finanzielle) Forderungen
  • Ziel der Beschwerde ist nicht, finanziell entschädigt zu werden. Trotzdem kann es sein, dass Sie eine Wiedergutmachung erhalten.
  • Eine Reklamation zielt fast immer auf eine finanzielle Entschädigung.

Erst wenn du dir darüber im Klaren bist, was du erreichen willst, solltest du mit dem Beschwerdebrief beginnen.

Dank Reklamieren24.de kann man ein Beschwerdebrief an das betreffende Unternehmen senden. Einfach, schnell und kostenlos!

Bring deine Unzufriedenheit mit einem Unternehmen in die Öffentlichkeit. Löse dein Problem und hilf mit deiner gemachten Erfahrung anderen Verbrauchern!

Beschwerdebrief — wirkungsvoll formulieren

Mit Aggressivität und Beleidigungen erreichst du nichts.

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Daher gilt: Höflich, aber bestimmt und präzise.

Lass dir deshalb mit deinem Beschwerdebrief Zeit, bis der erste Ärger verraucht ist.

Der Empfänger darf sich nicht provoziert fühlen. Sonst drängst du ihn in eine Verteidigungssituation, was einen Angriff zur Folge haben könnte. Schließlich möchtest du eine Verbesserung der Sachlage erreichen.

Hier einige Beispiele mit Schlechten und Besseren formulierungen:

Du bist mit der gelieferten Ware nicht Zufrieden. Hier ein Beispiel wie du es in einem Beschwerdebrief formulieren kannst.

Schlecht:

  • „Mit der gelieferten Ware bin ich nicht zufrieden.“

Viel Besser:

  • „Bisher hat mich Ihre Qualität stets überzeugt, doch…“

Du fühlst dich am Telefonservice eines Unternehmens nicht richtig verstanden und möchtest dies in einem Beschwerdebrief formulieren.

Schlecht:

  • „Vielleicht sollten Sie Ihrem Telefonservice mal Kundenfreundlichkeit beibringen.“

Viel Besser:

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  • „Ich fühlte mich am Telefon von Ihrem Servicemitarbeiter rasch und unfreundlich abgefertigt.“

Beschwerdebrief — höflich aber bestimmt

Vermeide Floskeln, lange Ausschweifungen und sogenanntes „Beamtendeutsch“. Bring deine Beschwerde freundlich, aber bestimmt vor.

Schreibe ein Brief so, als würdest du ein persönliches Gespräch führen.

Bleib dabei jedoch immer auf der Sachebene. Verallgemeinerung sind nicht schlau, wie du im folgenden Beispiel sehen kannst.

Du fühlst dich von einem Mitarbeiter schlecht behandelt. Hier ein Beispiel:

Schlecht:

  • „In Ihrer Firma wird man schlecht beraten.“

Viel Besser:

  • „Ich fühlte mich vom Herrn X, schlecht beraten.“

Anleitung — Schritt-für-Schritt

Schritt für Schritt - Beschwerdebrief

1. Beginne den Brief immer mit etwas Positivem.

Betone gegenüber dem Unternehmen, deine bisherige Zufriedenheit.

Schlecht:

  • Heute muss ich mich bei Ihnen beschweren.
  • Ich bin enttäuscht von Ihrer Firma.
  • Mit den ausgeführten Leistungen bin ich nicht zufrieden.

Viel Besser:

  • Bisher war ich mit der Qualität der gelieferten Ware immer sehr zufrieden. Doch…
  • Als langjährige Kundin schätze ich Ihr Unternehmen…
  • Ihr Unternehmen wurde mir als zuverlässiger Partner empfohlen…

2. Komm nach dem Einleitungssatz auf den Punkt

Schreibe zügig und konkret, was genau deine Beschwerde ist.

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Führe sachdienliche Fakten wie Datum des Kaufes bzw. der Leistung auf.

Wenn nötig, füge dem Beschwerdebrief Kopien von Garantiescheinen oder Quittungen bei.

Unsachliche Kritik:

  • Ihre Firma arbeitet mangelhaft.
  • Ich habe noch nie erlebt, dass etwas klappt.

Viel besser und sachlicher:

  • Die letzte Lieferung/Leistung wies erhebliche Mängel auf.
  • Ich habe mir extra die Zeit freigehalten. Doch trotz Terminvereinbarung kam Ihr Monteur erst sehr viel später.


Biete je nach Beschwerde, Lösungsvorschläge in deinem Beschwerdebrief an wie etwa:

  • Ersatz
  • Reparatur
  • Nacharbeiten
  • Rückerstattung
  • Preisnachlässe
  • Gutscheine

Betone dabei eventuell, dass du weiterhin auf eine gute Zusammenarbeit Wert legst.

Gib je nach Beschwerde eine freundlich formulierte Frist zur Lösung an. 1-2 Wochen sind in der Regel angemessen.

Bleib in deinem Beschwerdebrief sachlich, bestimmt und freundlich. Damit du und dein Beschwerdebrief ernst genommen wird.

3. Beende den Brief mit einem positiven Schlusssatz

Beende den Brief nach einer positiven Einleitung und einer sachlichen Problemschilderung. Schreibe de Schlusssatz stets höflich und respektvoll.

Drohe nicht, bedank dich für die Unterstützung und zeige Vertrauen auf eine positive Lösung.

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Schlechter Schluss:

  • Ich hoffe, dass Sie das Problem schnellstens aus der Welt schaffen.
  • Wenn Sie keine Lösung finden, suche ich mir ein anderes Unternehmen.

Viel besser:

  • Ich bin zuversichtlich, dass Sie das Problem rasch und unkompliziert lösen.
  • Ich bin überzeugt, dass Sie eine für beide Seiten gute Lösung finden und wir weiterhin gut zusammenarbeiten

Ganz wichtig! Lass dein Beschwerdebrief 1-2 Tage liegen. Bevor du ihn absendest, prüfe ihn noch einmal ernsthaft und kritisch auf folgende Punkte:

  • Ist die Beschwerde gerechtfertigt?
  • Was will ich mit dem Beschwerdebrief erreichen?
  • Ist der Ton freundlich, aber bestimmt oder habe ich meinem Ärger freien Lauf gelassen
  • Stehen deine Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail) alle korrekt in dem Brief?
  • Stimmt die Anschrift, Name des Ansprechpartners?
  • Ist der Beschwerdebrief sauber und ordentlich geschrieben, Rechtschreibung, Grammatik?

Wenn du all diese Punkte berücksichtigst, dann hat dein Beschwerdebrief weitaus mehr Chancen auf Erfolg!

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